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Informations et règlements 2020

1)  SÉLECTION DES ARTISTES ET FRAIS D’INSCRIPTION

Tous les artistes, qu’ils soient sélectionnés ou non, seront avisés par courriel de la décision du jury à la mi janvier.

Pour tous les artistes sélectionnés, vous recevrez par courriel la fiche d’inscription à remplir, la liste des règlements à lire et à signer accompagnés de documents pertinents à l’inscription.

Des frais d’inscription de trois cent cinquante dollars canadiens (350.00$ CAD) sont demandés pour les artistes sélectionnés par le jury pour l’édition 2020. Ces frais d’inscription devront être payés à la date indiquée, sinon votre participation sera annulée. En cas d’annulation de votre part, les frais d’inscription ne seront pas remboursés.

Pour les artistes Internationaux n’ayant pas résidence Canada, 300 dollars seront remboursés à la fin du symposium.  Notez que 50$ de frais administratifs sont retenus.

 

2)  HÉBERGEMENT : Pour les artistes venant de l’extérieur, c’est-à-dire dans un rayon de cent kilomètres (100 km) et plus du Symposium, vous serez logés à :

Hôtel Chicoutimi  460, Racine Est

Saguenay (Chicoutimi)   Province de Québec, G7H 1T7

418-549-7111   ou  1-800-463-7930

Site internet : http://hotelchicoutimi.qc.ca/

 

L’hébergement offert par le Symposium est d’une durée de cinq (5) nuits, soit du mercredi au dimanche inclusivement. Les frais d’hébergement pour ces nuitées vous sont offerts gracieusement par l’organisation. Si vous désirez devancer votre arrivée ou encore prolonger votre séjour après l’événement, ce sera à vos frais et il est de votre responsabilité de communiquer directement avec l’hôtel pour faire les réservations nécessaires en précisant que vous êtes du Symposium. Vous pourrez ainsi profiter du tarif préférentiel offert dans le cadre de l’événement.

Il est de votre responsabilité d’acquitter lors de votre départ de l’hôtel les frais supplémentaires pour votre accompagnateur ainsi que TOUS les extras.

Si vous ne souhaitez pas bénéficier de l’hébergement proposé par l’organisation, vous devrez assumer les frais de votre hébergement et vous devez nous en aviser par courriel au plus tard le premier (1er) juin. Dans le cas contraire, il est pris pour acquis que vous acceptez d’être hébergé par l’Hôtel Chicoutimi.

 

3)  REPAS  Les repas vous seront offerts par l’organisation et se prendront sur le site de l’évènement, selon l’horaire suivant :

  • Café : À partir de 8h am

  • dîner : 12h00 à 13h30

  • souper : 17h30 à 19h00

Les coupons de repas pour la durée du symposium (8 repas, soit du jeudi matin au dimanche soir) vous seront remis lors de l’accréditation (voir la section 7). Les repas seront également disponibles pour les accompagnateurs. Ces derniers pourront acheter leurs coupons de repas chaque jour à la boutique du symposium. Les tarifs vous seront donnés par courriel.

Le Symposium n’émettra aucun reçu pour les frais de repas, autant pour les artistes que pour les accompagnateurs.

 

4)  ESPACE DE TRAVAIL

Tous les artistes disposeront d’un stand (12’ de largeur X 8’ de hauteur), d’une table et d’une chaise. Vous devrez fournir votre chevalet de travail ainsi que tout le matériel nécessaire à votre production, ainsi que votre éclairage et vos rallonges électriques.

Si un artiste souhaite avoir un stand supplémentaire de même dimension, des frais supplémentaires de trois cents cinquante dollars (350$ CAD) devront être acquittés lors l’inscription en sus des frais d’inscription. L’organisation doit en être avisée par courriel au plus tard lors de l’inscription, mais se réserve le droit de refuser toute demande de stand supplémentaire étant donné que l’espace alloué pour l’organisation de l’événement est limité.

Pour les artistes voyageant par avion, le comité de l’organisation  physique du Symposium fournira l’éclairage et un chevalet, au besoin. Les artistes d’outre-mer doivent apporter un adaptateur compatible pour l’électricité 120 volts et 60 hertz..

 

 

5)  TABLEAUX ET SCULPTURES

Pour les peintres, vous pouvez apporter un maximum de quatre (4) tableaux pour exposer.  Pour les sculpteurs, il n’y a pas de limite. Vous pourrez ensuite ajouter les œuvres produites sur place au fur et à mesure de l’avancement du symposium.

Toutes les toiles et les sculptures doivent rester dans l’espace alloué de votre stand, par respect pour les autres artistes et le public visiteur.

 

6)  TEMPS ET LIEU DE TRAVAIL

Vous pouvez commencer à peindre ou à sculpter dès le jeudi matin, à l’intérieur ou à l’extérieur (à proximité du hangar du site du Symposium), si la température le permet.

L’organisation s’attend à ce que vous profitiez pleinement de l’événement pour communiquer votre art, vos techniques tout en échangeant avec le public.

 

7)  VENTES  ET COMMISSIONS

- Cartes de crédit et Interac :

Nous offrons au bénéfice des artistes les services de paiement via Visa ou MasterCard ainsi que le paiement direct (Interac). Si vous désirez profiter de ce service, des frais d’administration de 3 % (taxes incluses) vous seront facturés en sus des autres frais applicables décrits plus bas.

- Vente de produits dérivés

Si vous désirez mettre en vente des produits dérivés (ex. photos, lithos, statuettes, etc.), vous devez obligatoirement le faire en passant par le service des ventes à la Boutique du Symposium où des bénévoles sont sur place pour toute la durée de l’événement.

Lors de l’accréditation qui a lieu le mercredi après-midi, vous devrez nous fournir la liste des produits dérivés que vous désirez vendre ainsi que les prix (incluant les taxes) pour chaque item.

Le Symposium retiendra trente pour cent (30%) (taxes incluses) sur les ventes effectuées.

- Vente des œuvres

Chaque artiste est responsable de la vente de ses œuvres (tableaux, sculptures).  Pour ce faire, il pourra transiger directement avec ses acheteurs ou alternativement, il pourra passer par l’organisation du Symposium qui ne retiendra aucun pourcentage sur les ventes. Dans ce cas, le Symposium utilisera obligatoirement le système de Carte de crédit ou Interac (aucun chèque accepté) et des frais d’administration vous seront alors facturés tel que prévu ci-haut.

- Remise nette aux artistes

Une fiche de vente est dressée pour chaque artiste qui a utilisé les services ci-dessus.  À même cette fiche, le trésorier du Symposium remettra sur place à chaque artiste, le jour du départ, à savoir le lundi matin, les sommes nettes qui lui reviennent.  

 

8)  RENCONTRE DES ARTISTES ET ACCRÉDITATION

L’accréditation des artistes se fera le mercredi après-midi de 13h00 à 16h00. Les cocardes pour les artistes et leur accompagnateur, seront remis à cette occasion.

Une rencontre des artistes avec le président de l’organisation se tiendra également le mercredi à 16h00 concernant le déroulement du Symposium et pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir.

Le reste de la soirée est libre et aucune activité ou repas n’est prévu par l’organisation.

 

9)  CÉRÉMONIES OFFICIELLES D’OUVERTURE ET DE FERMETURE

La cérémonie d’ouverture officielle se déroulera le jeudi soir à 20h00. Tous les artistes doivent assister à la cérémonie.

La cérémonie de clôture officielle se déroulera le dimanche en soirée. Tous les artistes doivent assister à la cérémonie.

 

10) HEURES D’OUVERTURE

Vous avez accès au site dès 7h00 le matin et pour le public  de 9h30 à 21h30.

 

11) DÉCROCHAGE

Le décrochage des toiles se fera le lundi matin de 7h30 à 10h00 sans exception.  AUCUN DÉCROCHAGE NE SERA PERMIS AVANT LE LUNDI MATIN.

 

12) COMMUNIQUÉ

Nous vous recommandons de faire connaître votre participation au Symposium soit par votre site web, Facebook, twitter, communiqué de presse  etc.

 

13) INFORMATIONS

Vous recevrez d’autres informations par le biais de courriels envoyés périodiquement par l’organisation et vous pouvez toujours communiquer avec nous par courriel au symposiumsaguenay@hotmail.com.